Sygnalista
Wychodząc naprzeciw wyzwaniom jakim niesie za sobą ustawa o ochronie sygnalistów możemy zaproponować:
- Opracowanie dokumentacji, która będzie niezbędna do prawidłowego funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów
- System służący do dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości
- Szkolenie dla pracowników wyjaśniające podstawowe definicje oraz zasady funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów w organizacji
Sygnalista
Kim jest sygnalista?
Dyrektywa 2019/1937
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia w 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwana też dyrektywą whistleblowing, definiuje sygnalistę, a więc osobę dokonującą zgłoszenia, jako osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą.
Sygnalistą może być pracownik, były pracownik, współpracownik, kandydat do pracy, partner biznesowy, klient itd. – a więc każda osoba, którą łączy powiązanie z podmiotem, którego dotyczy dana nieprawidłowość lub naruszenie prawa.
Dlaczego to takie ważne?
Sygnalista może zgłosić naruszenie prawa Unii Europejskiej oraz przepisów krajowych.
Zgodnie z projektem polskiej ustawy o ochronie sygnalistów nieprawidłowości podlegające zgłoszeniu mogą dotyczyć:
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych. (4)
Wdrożenie systemu
Co możemy dla Państwa zrobić?
Wychodząc naprzeciw wyzwaniom jakim niesie za sobą ustawa o ochronie sygnalistów a także oczekiwaniom ze strony organizacji zatrudniających pracowników, które zgodnie z powyższymi przepisami zobligowane są (lub będą) do wdrożenia systemu związanego z ochroną sygnalistów możemy zaproponować:
1. Opracowanie dokumentacji
Opracowanie dokumentacji, która będzie niezbędna do prawidłowego funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów w Organizacji. W jej skład wchodzą m. in.:
- Polityka ochrony sygnalistów;
- Procedura ochrony danych sygnalisty w ramach rozpatrywania skarg i wniosków;
- Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych sygnalisty;
- Upoważnienie do przetwarzania danych w związku ze zgłoszeniami naruszeń prawa.
2. System służący do dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości
„Bezpieczny Kanał Sygnalisty” spełniający wymogi Dyrektywy o Ochronie Sygnalistów, który udostępniamy w formie usługi SaaS (Software as a Service). Za stałą, miesięczną opłatą udostępniamy klientom dedykowany wyłącznie dla nich (brak współdzielenia zasobów z innymi firmami) system do dokonywania i obsługi zgłoszeń.
Do najistotniejszych funkcji systemu należą:
- Anonimowe dokonywanie zgłoszeń przez sygnalistów;
- Przydzielanie zgłoszeń dedykowanym do ich obsługi pracownikom (tzw. agentom);
- Mailowe powiadamianie agenta o nowym zgłoszeniu;
- Komunikację na linii sygnalista-agent z zachowaniem 100% anonimowości;
- Zmianę statusów, priorytetów i kategorii zgłoszeń;
- Sporządzanie wewnętrznych notatek;
- Załączanie do zgłoszeń dokumentacji w formie in. plików graficznych, wideo, pakietów biurowych;
- Usuwanie z plików umieszczanych w zgłoszeniu metadanych mogących prowadzić do ujawnienia tożsamości;
- Zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dokonaniem zgłoszenia przez osoby spoza organizacji;
- Zapewnienie szyfrowanej komunikacji;
- Niezależność od jakichkolwiek wymagań technicznych (dostęp przez przeglądarkę internetową);
- Dostępność dla osób niepełnosprawnych (m.in. opcje zmiany kontrastu i wielkości czcionek);
- Definiowanie własnej listy kategorii naruszeń;
- Śledzenie historii operacji na zgłoszeniu (zmian statusu, priorytetu, kategorii);
- Możliwość definiowania własnych statusów (np. w celu informowania o przyjęciu zgłoszenia, jego odczytaniu, przydzieleniu agenta, oczekiwaniu na odpowiedź, zamknięciu).
3. Szkolenia dla pracowników
Szkolenie dla pracowników wyjaśniające podstawowe definicje oraz zasady funkcjonowania systemu ochrony sygnalistów w organizacji. W szkoleniu zawarta może być także instrukcja dokonywania zgłoszeń i obsługi bezpiecznego kanału sygnalisty.
Skontaktuj się z nami: wypełniając formularz lub pod adresem e-mail: sygnalista@pharos.pl
Rekomenduję Firmę PHAROS do współpracy w zakresie kompleksowej ochrony danych osobowych. Jesteśmy przekonani że współpraca z tą Firmą spełni Państwa oczekiwania.
Fani Manii
Oferta Firmy PHAROS jest godna polecenia w zakresie ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zaleceniami GIODO.
A.T.A. Finance
Pozytywnie oceniamy szkolenia i prace wykonane przez Magdę Judejko z Firmy Pharos.
Qpharma S.A.
Siedziba Pharos
Biuro Warszawa
Pharos Michał Zajdowicz
REGON: 300261731
NIP: 7791290942
kontakt@pharos.pl
+48 505 156 508
+48 608674589
Poznań – Siedziba firmy
Rynek Łazarski 18 lok. 1, 60-733 Poznań
Warszawa – Biuro
Plac Inwalidów 10, 01-552 Warszawa
Skontaktuj się z nami
Napisz do nas, odpisujemy lub oddzwaniamy maksymalnie w następnym dniu roboczym!