Wdrożenie RODO w firmie
Wdrożenie RODO w firmie oznacza proces dostosowania sposobu przetwarzania danych osobowych do wymogów Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO). Proces ten dotyczy każdego podmiotu, który przetwarza dane osobowe jako administrator lub podmiot przetwarzający.
RODO ma zastosowanie niezależnie od wielkości firmy, branży oraz formy prawnej działalności.
Co oznacza wdrożenie RODO w praktyce
Wdrożenie RODO w firmie polega na:
- zidentyfikowaniu wszystkich procesów przetwarzania danych osobowych,
- określeniu podstaw prawnych przetwarzania danych,
- wdrożeniu środków technicznych i organizacyjnych,
- przygotowaniu wymaganej dokumentacji RODO,
- zapewnieniu zgodności z zasadą rozliczalności.
Celem wdrożenia RODO jest zapewnienie legalności, bezpieczeństwa i transparentności przetwarzania danych.
Jakie są etapy wdrożenia RODO w firmie
1. Audyt RODO
Audyt RODO to analiza stanu faktycznego przetwarzania danych osobowych w organizacji. Obejmuje:
- ocenę zgodności procesów przetwarzania danych osobowych z RODO,
- identyfikację luk prawnych i organizacyjnych mających wpływ na bezpieczeństwo przetwarzanych danych,
- analizę ryzyk naruszenia ochrony danych,
- analizę posiadanej dokumentacji z zakresu RODO
Audyt stanowi punkt wyjścia do dalszych działań wdrożeniowych.
2. Inwentaryzacja danych osobowych
Inwentaryzacja polega na ustaleniu:
- jakie dane osobowe są przetwarzane,
- w jakim celu są przetwarzane,
- komu i na jakiej podstawie są przekazywane,
- jak długo są przechowywane,
- w jakich systemach są przetwarzane.
Efektem inwentaryzacji jest Rejestr Czynności Przetwarzania wymagany przez art. 30 RODO.
3. Dokumentacja RODO
Dokumentacja RODO obejmuje w szczególności:
- politykę ochrony danych osobowych,
- procedury realizacji praw osób, których dane dotyczą,
- procedury obsługi naruszeń ochrony danych,
- zasady nadawania upoważnień,
- umowy powierzenia przetwarzania danych,
- klauzule informacyjne RODO
Dokumentacja musi odpowiadać rzeczywistym procesom zachodzącym w firmie.
4. Środki techniczne i organizacyjne
Administrator danych ma obowiązek wdrożyć środki zapewniające bezpieczeństwo danych, zgodnie z art. 32 RODO. Obejmują one:
- kontrolę dostępu do danych,
- zabezpieczenia systemów informatycznych,
- procedury reagowania na incydenty,
- mechanizmy rozliczalności.
Środki te powinny być adekwatne do poziomu ryzyka.
Rola Inspektora Ochrony Danych przy wdrożeniu RODO
Inspektor Ochrony Danych (IOD) wspiera administratora danych w zapewnieniu zgodności z RODO. Do jego zadań należy:
- monitorowanie przestrzegania przepisów,
- doradztwo w zakresie oceny ryzyka,
- współpraca z organem nadzorczym,
- udział w audytach i aktualizacji dokumentacji.
IOD może być powołany wewnętrznie lub w formie outsourcingu.
Jakie są skutki braku wdrożenia RODO
Brak wdrożenia RODO może skutkować:
- administracyjnymi karami pieniężnymi,
- odpowiedzialnością cywilną administratora danych,
- obowiązkiem wypłaty odszkodowań,
- utratą wiarygodności biznesowej.
Ryzyko sankcji dotyczy zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i małych firm.
Czy wdrożenie RODO jest jednorazowe
Wdrożenie RODO nie jest działaniem jednorazowym. Administrator danych ma obowiązek:
- regularnie aktualizować dokumentację,
- dostosowywać środki ochrony do zmieniających się ryzyk,
- monitorować zgodność procesów z przepisami.
Ciągłość działań wynika bezpośrednio z zasady rozliczalności.
Odpowiedz na kilka pytań, a oddzwonimy z gotowym rozwiązaniem.
Wdrożenia RODO
Nasze wdrożenia RODO to trzyetapowy proces.
- Audyt
- Wdrożenie
- Przeprowadzenie niezbędnych szkoleń
Audyty RODO
Profesjonalny i rzetelny audyt ochrony danych osobowych przeprowadzamy od strony organizacyjnej, formalnej oraz technicznej.
Cele audytu:
- ustalenia tego, czy przetwarzanie danych pozostaje w zgodzie z wymogami określonymi w ustawie o ochronie danych osobowych oraz odbywa się z zachowaniem najwyższych zasad bezpieczeństwa.
- ustalenie zakresu i bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych za które jesteście Państwo odpowiedzialni.
- eliminacja różnego typu uchybienia zachodzące podczas przetwarzania danych osobowych.
- sprawdzenie podstaw organizacyjnych/technicznych/prawnych przetwarzania danych
- weryfikacja dokumentacji i procedur wymaganych przez przepisy z zakresu ochrony danych osobowych
Wyniki Audytu ochrony danych osobowych jest RAPORT.
Obsługa IOD
Warto, aby zgodnie z nowymi zapisami RODO firmie powołany został Inspektor Ochrony Danych, czyli osoba odpowiedzialna za przestrzeganie wszystkich zasad przetwarzania danych osobowych. Oferujemy współpracę polegającą na pełnieniu obowiązków Inspektor Ochrony Danych dla Państwa Firmy.
Wybór rozwiązania jako outsourcing IOD jest bardzo korzystny – dostajecie Państwo specjalistyczne wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych, gwarancję profesjonalnego wdrożenia systemu ochrony danych osobowych oraz ciągłego nadzoru nad jego aktualizacją.
Inspektor Ochrony Danych (IOD) w organizacji:
- monitoruje przestrzegania RODO
- prowadzi konsultacje i doradztwo przy wdrażaniu nowych rozwiązań/strategii
- szkoli pracowników i zarząd
- dokonuje cyklicznych audytów zw. z ochroną danych osobowych
Umowy i regulaminy
W ramach naszej działalności związanej z ochroną danych osobowych oraz bezpieczeństwem informacji, w trosce o zapewnienie najwyższej jakości obsługi dla naszych Klientów współpracujemy z najlepszymi profesjonalistami w branżach związanych z obsługą informatyczną, kancelariami radców prawnych, firmami świadczącymi wsparcie dla serwisów internetowych, firmami szkoleniowymi czy też biurem świadczącym usługi kadrowo-księgowe.
Siedziba Pharos
Pharos Michał Zajdowicz
REGON: 300261731
NIP: 7791290942
kontakt@pharos.pl
+48 505 156 508
+48 608674589
Poznań – Siedziba firmy
Rynek Łazarski 18 lok. 1, 60-733 Poznań
Skontaktuj się z nami
Napisz do nas, odpisujemy lub oddzwaniamy maksymalnie w następnym dniu roboczym!