Utylizacja Dokumentów a RODO

W dobie ochrony danych osobowych, bezpieczeństwo dokumentacji przestało dotyczyć wyłącznie jej przechowywania i przetwarzania, wraz z upływem czasu kluczową kwestią w każdej firmie staje się prawidłowa utylizacja dokumentów zawierających informacje osobowe. Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nie określa sposobu, w jaki dokumenty mają zostać zniszczone. Każda metoda, która uniemożliwia dalsze przetwarzanie danych, jest dobra. Ale jak skutecznie i zgodnie z prawem niszczyć dokumenty w biurze? Jaki wkład ma w to Inspektor Ochrony Danych (IOD)?

Skuteczne niszczenie dokumentów jako element obsługi RODO.

Inspektor ochrony danych osobowych jest odpowiedzialny za nadzór nad przestrzeganiem przepisów RODO w organizacji. Jednym z jego zadań jest zapewnienie, że dokumenty zawierające dane osobowe są niszczone w sposób niepozwalający na ich odtworzenie. W tym celu zalecane jest korzystanie z zaawansowanych niszczarek co wiąże się ze sporymi kosztami lub skorzystanie z usług firmy specjalizującej się w niszczeniu dokumentacji, co przy odpowiednim wyborze pozwoli nam zaoszczędzić pieniądze, jak i uniknąć stresu związanego z brakiem znajomości wytycznych dotyczących pozbywania się dokumentów w firmie.

Standardy niszczenia dokumentów w świetle audytu ochrony danych osobowych.

Podczas audytu ochrony danych osobowych, kluczowym elementem jest ocena, w jaki sposób przedsiębiorstwo niszczy dokumenty. RODO, chociaż nie określa konkretnych metod, zaleca, aby zniszczenie uniemożliwiało odtworzenie informacji. W tym celu można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, który doradzi na którą metodę się zdecydować oraz przeprowadzi szczegółowy audyt ochrony danych osobowych i oceni działania związane z niszczeniem dokumentów.

Utylizacja przez zewnętrzną firmę – na co zwrócić uwagę

Decydując się na korzystanie z usługi zewnętrznego niszczenia dokumentów, należy zwrócić uwagę na kilka ważnych punktów, które powinny znaleźć się w umowie z firmą świadczącą usługę:

• Zapewnienie specjalistycznych pojemników do transportu materiałów
• Przygotowanie dokumentacji zdawczo-odbiorczej potwierdzające przekazanie dokumentacji.
• Wystawienie potwierdzenia zniszczenia dokumentów.

Nad całym procesem powinien czuwać Inspektor ochrony danych.

Wdrażanie procedur niszczenia dokumentów, a audyt bezpieczeństwa danych osobowych.

Duże firmy, które przechowują ogromne ilości danych, powinny regularnie przeprowadzać audyty bezpieczeństwa danych osobowych. Obejmują one nie tylko elektroniczne systemy bezpieczeństwa, ale również fizyczne metody niszczenia dokumentów co daje nam gwarancję bezpieczeństwa danych osobowych przy obecnych obostrzeniach związanych z RODO.

Podsumowanie

Bezpieczeństwo danych osobowych to nie tylko odpowiednie przechowywanie, ale także ich prawidłowa utylizacja. Poprzez skuteczne wdrażanie RODO, z pomocą Inspektora Ochrony Danych (IOD), możemy zapewnić pełne bezpieczeństwo informacji, które są nam powierzone. Regularne audyty ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych stanowią dodatkową warstwę pewności dla naszych klientów i partnerów biznesowych co może się przekładać na budowanie pozytywnego wizerunku firmy na tle konkurencji.