fbpx

Jak Zgodnie z RODO Wysyłać Kartki Świąteczne?

Artykuł napisany przez Magda Judejko

Jest Inspektorem ochrony danych osobowych i zajmuje się audytem, wdrożeniem RODO oraz organizacją i przeprowadzaniem szkoleń dla przedsiębiorców w Pharos. Pomaga przedsiębiorcą, start up i ecommerce doradzając, pisząc regulaminy, umowy, wnioski o dofinansowanie. Zajmuje się organizacją eventów i warsztatów (Prawo do Kawy).

11 gru, 2020

Czy wysyłanie kartek i e- kartek świątecznych jest zgodne z RODO

Wysyłanie życzeń świątecznych dość mocno przeniknęło na grunt biznesowy. Szczególnie w 2020 r. w czasie pandemii przedsiębiorcy chcą podtrzymać kontakt z partnerami biznesowymi oraz klientami. Czy wysyłanie kartek świątecznych jest zgodne z RODO? 

Ze względu na wiele wątpliwości pod koniec 2019 r. UODO wydał stanowisko, w którym podkreśla, że RODO nie ma zastosowania do przesyłania życzeń świątecznych pomiędzy członkami rodziny bądź znajomymi, ponieważ ma to charakter osobisty i domowy. Najwięcej wątpliwości budzi jednak wysyłanie życzeń do klientów i kontrahentów, z którymi prowadzi się współpracę biznesową. 

Dane osobowe dotyczą danych osób fizycznych oraz przedsiębiorców.  

Po wejściu w 2018 r. RODO podano w wątpliwość, czy dane przedsiębiorców wpisanych do CEIDG i KRS są chronione, ponieważ definicja danych osobowych mówi o osobach fizycznych.  Według decyzji oraz stanowiska UODO definicja danych osobowych odnosi się do osób fizycznych bez względu na rolę, jaką odgrywają (czy są konsumentami, przedsiębiorcami czy pracownikami itd.). Z tego wynika, że podejmując działania B2B, w tym przesyłając kartki świąteczne dla klientów i partnerów, należy posiadać zgodę oraz informować o zasadach ochrony danych osobowych.  

UWAGA! Email biuro@pharos.pl lub X sp.z o.o. ul. Szczepankowo 5, 61- 233 Poznań NIE JEST daną osobową i nie trzeba uzyskać zgody na wysłanie e-kartki, zaś przy wysłaniu poczty na mzajdowicz@pharos.pl lub PHAROS Michał Zajdowicz, ul. Św. Michała 43, Poznań ze względu na użyte imię i nazwisko w adresie, jest daną osobową i należy mieć podstawę prawną np. zgodę na kontakt. 

W jaki sposób podtrzymać tradycje i wysyłać kartki i ekartki w sposób, który nie narusza prywatności i przepisów RODO? 

Bez względu na to czy naszymi klientami są konsumenci czy też przedsiębiorcy warto w pierwszej kolejności ustalić czy wysłanie kartki nie urazi klienta lub partnera, a następnie ustalić podstawę prawną do przesłania kartki lub e-kartki świątecznej.

Dobra rada: Zwróć uwagę na to, aby wysyłając e-kartkę do wielu odbiorców ukryć adresy email (UDW – ukryte do wiadomości).  

Podstawy prawne do wysłania kartki/e-kartki tzn. mailingu świątecznego. 

  1. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) powinna zostać wyrażona przez osobę, której dane dotyczą w sposób wyraźny, uprzedni, jednoznaczny i dobrowolny. 

W praktyce oznacza to, że treść zgody powinna być napisana jasnym i zrozumiałym językiem, a co najistotniejsze, aby osoba wyrażająca zgodę miała możliwość wyraźnego jej zaznaczenia, np. w pustym “check box” pod Newsletterem.  

Z praktyki: Jeżeli posiadasz zgodę swojego klienta/partnera/użytkownika na przesyłanie treści marketingowych/informacji handlowych, Newsletter, możesz przesłać e-kartę lub kartkę świąteczną swoim klientom.  

  1. Uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, co ciekawe, stanowisko UODO wskazuje, że przedsiębiorca może mieć uzasadniony interes w utrzymywanie dobrych relacji biznesowych z klientami.  

Z praktyki: Możesz wysłać e-kartkę lub kartkę do klienta, wobec którego świadczyłeś usługi lub sprzedałeś produkty bez wyraźnej zgody na podstawie uzasadnionego interesu administratora, jednakże musisz wypełnić obowiązek informacyjny, w którym zaznaczysz m.in. prawo klienta do sprzeciwu.  

Obowiązek informacyjny. 

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy – administratora danych osobowych jest przekazanie informacji o bezpieczeństwie ochrony danych osobowych, najpóźniej w momencie pozyskania danych.  

Klauzula informacyjna powinna zawierać: 

  • tożsamość i dane kontaktowe administratora,  
  • dane kontaktowe IOD (jeśli został powołany), 
  • cel przetwarzania,  
  • możliwość skorzystania ze swoich praw (dostępu, sprostowania, usunięcia, prawo sprzeciwu itp.)  
  • okres przechowywania, 
  • prawo wycofania zgody,  
  • prawo do sprzeciwu, 
  • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. 

UWAGA! Jeżeli wcześniej informowałeś klientów/partnerów, że ich dane będziesz przetwarzał w celu przesyłania korespondencji poprzez wiadomości e-mail lub tradycyjną pocztą, nie musisz dołączać klauzuli do kartki/e-kartki świątecznej.  

Wysyłając życzenia świąteczne warto zadbać o prywatność i ochronę danych swoich klientów. Zwróć uwagę czy masz podstawę prawną do przesyłania kartki oraz zadbaj o klauzule informacyjną, ponieważ bez tego Twoja kartka/e-karta, która miała być wyrazem szacunku i pamięci, może stać się przedmiotem incydentu naruszenia ochrony danych osobowych. 

Autorami tego postu są

Profil autora
Magda Judejko

Jest Inspektorem ochrony danych osobowych i zajmuje się audytem, wdrożeniem RODO oraz organizacją i przeprowadzaniem szkoleń dla przedsiębiorców w Pharos. Pomaga przedsiębiorcą, start up i ecommerce doradzając, pisząc regulaminy, umowy, wnioski o dofinansowanie.
Zajmuje się organizacją eventów i warsztatów (Prawo do Kawy).

Magda Judejko

Jest Inspektorem ochrony danych osobowych i zajmuje się audytem, wdrożeniem RODO oraz organizacją i przeprowadzaniem szkoleń dla przedsiębiorców w Pharos. Pomaga przedsiębiorcą, start up i ecommerce doradzając, pisząc regulaminy, umowy, wnioski o dofinansowanie. Zajmuje się organizacją eventów i warsztatów (Prawo do Kawy).

Może Ci się spodobać…

0 komentarzy

 
 

Pharos Michał Zajdowicz

REGON: 300261731
NIP: 7791290942

kontakt@pharos.pl

+48 505 156 508

+48 608674589

Poznań – Siedziba firmy

ul. Św. Michała 43, 61-118 Poznań

Warszawa – Biuro

Plac Inwalidów 10, 01-552 Warszawa

Skontaktuj się z nami

Napisz do nas, odpisujemy lub oddzwaniamy maksymalnie w następnym dniu roboczym! 

To pole jest wymagane
To pole jest wymagane
To pole jest wymagane
To pole jest wymagane
To pole jest wymagane
To pole jest wymagane
To pole jest wymagane!
To pole jest wymagane!
To pole jest wymagane
To pole jest wymagane
Ta zgoda jest wymagana
Ta zgoda jest wymagana
To pole jest wymagane!
To pole jest wymagane!
Pola oznaczone gwiazdką (*) są polami wymaganymi do przesłania formularza.