Wdrożenie RODO jest konieczne, jeśli Firma/Organizacja przetwarza dane osobowe osób fizycznych na terenie EOG, niezależnie od tego, gdzie znajduje się jej siedziba. W jaki sposób powinno odbywać się wdrożenie RODO?

Kiedy konieczne jest wdrożenie RODO?

RODO to skrót odnoszący się do ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, które weszło w życie w Unii Europejskiej 25 maja 2018 roku. Określa ono zasady ochrony danych osobowych i nakłada określone obowiązki na podmioty, które gromadzą, przechowują i przetwarzają tego typu dane.

RODO dotyczy w szczególności Firm, które oferują towary lub usługi mieszkańcom Unii Europejskiej lub w jakikolwiek sposób przetwarzają ich dane osobowe.

Kto może wykonać wdrożenie zasad RODO?

W firmach, które obowiązują zasady RODO, konieczne staje się wdrożenie odpowiednich procedur.

Zasadniczo wdrożenie RODO w firmie jest procesem, który można przeprowadzić samodzielnie, ale lepszym rozwiązaniem staje się skorzystanie z pomocy zewnętrznych firm, które zajmują się tym profesjonalnie.

W jaki sposób przeprowadza się wdrożenie RODO w firmie?

Aby wykonać wdrożenie RODO w firmie, wykorzystuje się szereg czynności. Jakie z nich są konieczne?

W pierwszej kolejności warto zapoznać się z zapisami RODO, aby ocenić, jakie z nich dokładnie będą dotyczyły firmy.

W następnym kroku zaleca się przeprowadzenie analizy danych osobowych gromadzonych, przetwarzanych, przechowywanych i udostępnianych przez firmę oraz określenie zasad przepływu danych w firmie i z podmiotami zewnętrznymi. Na tej podstawie będzie można przeprowadzić dalsze czynności.

Następnie można przystąpić do przygotowania polityki prywatności i innych dokumentów oraz procedur, aby dostosować firmę do wymogów RODO. Powinny one zawierać informacje o sposobie przetwarzania danych, celach ich przetwarzania, prawach osób, których dane dotyczą, okresach przechowywania danych oraz danych kontaktowych inspektora ochrony danych (IOD), jeśli jest to konieczne.

Gdy przeprowadza się wdrożenie RODO w firmie, konieczne staje się też wykorzystanie w niej odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem, utratą lub kradzieżą. W tym celu stosowane są różne rodzaje procesów, między innymi szyfrowanie danych, kontrola dostępu, nadawanie uprawnień dotyczących dostępu do danych, regularne aktualizacje stosowanych systemów, szkolenia pracowników.

Firma na mocy przepisów RODO może być też zobowiązana do wyznaczenia inspektora ochrony danych (IOD). Uczestniczy on w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, monitoruje zgodność i doradza firmie w zakresie praktyk ochrony danych.

Warto również zdawać sobie sprawę z tego, że wdrożenie RODO w firmie nie jest jednorazową czynnością. Wymaga ona stałego zaangażowania w utrzymanie zgodności, dostosowywania się do nowych zmian regulacyjnych i ciągłego doskonalenia praktyk w zakresie ochrony danych osobowych.

W tym celu rekomenduje się między innymi audyty wewnętrzne lub usługi audytorów zewnętrznych, co pozwala ocenić praktyki w zakresie ochrony danych i określić obszary wymagające poprawy.