Do 17 grudnia 2021 r. w Polsce ma zostać zaimplementowana Dyrektywa Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. ustawa o sygnalistach. Co to oznacza w praktyce dla polskich przedsiębiorców? Przede wszystkim nowe wyzwania, którym muszą sprostać.  

1. Stworzenie prawidłowego i dobrze funkcjonującego kanału komunikacji wewnętrznej jest pierwszym krokiem przy budowaniu nowych rozwiązań.  

Kanały komunikacji mają zapewnić poufność dla osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób, które zostaną wskazane w zgłoszeniu. Tylko członkowie personelu, wyznaczeni do obsługi zgłoszenia, mogą znać personalia zainteresowanych. Tożsamość sygnalisty może zostać ujawniona (ale nie opublikowana) jedynie w sytuacji, gdy jest prowadzone postępowanie administracyjne, wyjaśniające lub sądowe przez uprawnione organy, bądź jest to konieczne do obrony praw osoby, której dotyczy zgłoszenie. Kanały komunikacji muszą umożliwić przyjmowanie zgłoszeń w formie pisemnej lub ustnej. Oznacza to, że pracodawca zobowiązany jest do stworzenia odpowiednich narzędzi komunikacji. 

W kontekście omawianej problematyki sygnalistów, należy odnieść się do orzecznictwa Europejskiego Trybunału Praw Człowieka, który to w wyroku Guja przeciwko Mołdawii (wyrok z 12 lutego 2008 r.) podkreślił, jak istotne jest stworzenie wewnętrznych środków komunikacji dla osób zgłaszających nieprawidłowości.  Pracownik powinien mieć możliwość skorzystania z wewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń. Jeżeli mechanizm komunikacji działa nieprawidłowo (nie zapewnia anonimowości, jest niezrozumiały lub nie prowadzi do wyjaśnienia sprawy) uzasadnioną decyzją jest ujawnienie nieprawidłowości opinii publicznej. Z punktu widzenia przedsiębiorcy taki tok postępowania jest niekorzystny. Informacja o naruszeniu zostanie przekazana do właściwego organu, który po przeprowadzeniu kontroli, może nałożyć na przedsiębiorcę karę finansową. Ujawnienie nieprawidłowości opinii publicznej może wpłynąć negatywnie na wizerunek przedsiębiorstwa i postawić go w niekorzystnym świetle.   

2. Stworzenie procedury zgłaszania naruszeń, w tym prowadzenie rejestru naruszeń. 

Przedsiębiorca musi określić przebieg procesu wyjaśniającego, w tym terminy i formy odpowiedzi dla sygnalistów. Procesy powinny być opisane w sposób zrozumiały dla pracowników, a formę procedury należy stworzyć spójnie z wewnętrznym systemem compliance. Wdrożone rozwiązanie musi umożliwić bieżące monitorowanie toczących się spraw. Procedura powinna określać sposób analizy zgłoszeń oraz ich kategoryzację od spraw prostych i nieskomplikowanych do priorytetowych, które mogą skutkować poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorstwa. Jest to zadanie niezwykle trudne, ponieważ z pozoru błaha sprawa może być sygnałem istnienia o wiele poważniejszego problemu. Niemniej jednak, każdy meldunek powinien zostać potraktowany z najwyższa starannością. Ważnym elementem procedury jest prowadzenie rejestru zgłoszeń, czyli dokładna rejestracja każdego naruszenia. Wykaz ten będzie wykorzystany do oceny rocznej działalności przedsiębiorstwa.  

3. Zapewnienie ochrony sygnalistom. 

Zgłaszający nie może ponieść odpowiedzialności za naruszenie obowiązku poufności, zostać oskarżony o zniesławienie, naruszenie praw autorskich, naruszenie tajemnicy, naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych oraz zostać pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu roszczeń odszkodowawczych na podstawie prawa prywatnego, publicznego lub prawa pracy. Jeżeli pracodawca zwolni sygnalistę, dokona zawieszenia z tytułu wykonywania obowiązków służbowych, obniży wynagrodzenie pracownika, zmieni jego godziny pracy bądź w inny sposób negatywnie wpłynie na jego pozycje w pracy (lista działań niepożądanych została określona w art. 19 Dyrektywy), może zostać oskarżony o działania odwetowe wobec osoby zgłaszającej. Ten przepis może prowadzić do poważnych komplikacji związanych z postępowaniem dyscyplinarnym wobec pracowników, którzy nie wywiązują się ze swoich obowiązków służbowych. Jeżeli niechciany pracownik otrzyma status sygnalisty, pracodawca stanie przed trudnym zadaniem udowodnienia, że zwolnienie pracownika jest spowodowane niewykonywaniem poleceń służbowych, a nie jest działaniem odwetowym. W Dyrektywie zastosowano domniemanie, że jeśli sygnalista poniósł szkodę, to jest ona wynikiem działań odwetowych za dokonanie zgłoszenia. Ciężar dowodu spoczywa na osobie, która podjęła działania wyrządzające tę szkodę. Praktyka pokaże, w jaki sposób będą to rozpatrywały sądy i organy nadzorcze. Rozwiązaniem tego problemu może być powierzenie obsługi zgłoszeń sygnalistów profesjonalnym podmiotom zewnętrznym. Z pominięciem sytuacji wyjątkowych, ryzyko udostępnienia danych osobowych sygnalisty pracodawcy jest znikome. Co za tym idzie, nie będzie podstawy, aby oskarżyć pracodawcę o działania odwetowe.  

4. Szkolenia i kampania informacyjna dla pracowników.  

Pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia działań informacyjnych, np. w formie szkoleń. Należy zapoznać pracowników z nowymi procedurami oraz narzędziami służącymi do zgłaszania naruszeń. Działania promocyjne powinny zachęcać pracowników do sygnalizowania o nieprawidłowościach wewnątrz organizacji. Należy podkreślić, że instytucja sygnalisty nie powinna być interpretowana jako donosicielstwo. Podobne postrzeganie problematyki sygnalistów wewnątrz organizacji jest nieprawidłowe, a nawet krzywdzące. Whistleblower to w dosłownym tłumaczeniu „człowiek dmuchający w gwizdek”. Sygnalista jest zatem osobą, która zgłasza nieprawidłowości i działania niepożądane wewnątrz organizacji, a jego działania są motywowane poprawą warunków pracy, ochroną pracowników i przestrzeganiem norm prawnych i społecznych. Sprawnie funkcjonująca instytucja „sygnalisty” może być wartością dodaną dla przedsiębiorstwa – wspomóc prawidłowy rozwój i funkcjonalność podmiotu, wpłynąć na morale pracowników i podnieść ich wydajność. Działania te pozwalają szybko wykryć i skutecznie wyeliminować nieprawidłowości wewnątrz organizacji, a tym samym uchronić przedsiębiorstwo przed sytuacjami niepożądanymi, np. nieetycznymi działaniami konkurencji. Prowadzenie postępowania w obszarze przedsiębiorstwa umożliwia podjęcie działań naprawczych, zanim na firmę zostaną nałożone kary finansowe, bądź wpłynie to negatywnie na jej wizerunek. 

5. Powołanie komisji. 

Pracodawca musi wyznaczyć osobę bądź zespół obsługujący zgłoszenie. Osoby te muszą odznaczać się bezstronnością, profesjonalizmem, specjalistyczną wiedzą i doświadczeniem. Rekomendowane jest powołanie komisji, składającej się z niezależnych specjalistów, którzy zapewnią prawidłowe przeprowadzenie postepowania. Tak samo jak w przypadku funkcji Inspektora Ochrony Danych, członkowie komisji powinni być w stanie wykonywać swoje obowiązki i zadania w sposób niezależny. Co to oznacza w praktyce? Wyznaczone osoby nie mogą czuć presji ze strony swoich przełożonych, aby w sposób obiektywny i etyczny móc przeprowadzić postępowanie. Problem może pojawić się w sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy jednego z członków komisji. Niezależni specjaliści, działający na zewnątrz organizacji, mogą stać się remedium na potencjalne trudności, z którymi w najbliższych latach będą mierzyli się pracodawcy. Wyspecjalizowane podmioty, przy użyciu aktualnych względem nowych norm prawnych, narzędzi, mogą prowadzić działania korzystne zarówno z punktu widzenia interesu firmy, ale także przy zachowaniu poszanowania wobec praw i instytucji sygnalisty.