Zlecenie usług w ramach marketingu, a administracja danych osobowych – kto jest kim?

Outsourcing usług marketingowych staje się coraz bardziej popularny, zwłaszcza w dzisiejszych czasach. Firmy korzystające z takich usług muszą jednak pamiętać o obowiązkach wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Jednym z kluczowych pytań, jakie należy sobie zadać, jest to: kto jest administratorem danych osobowych w outsourcingu usług marketingowych?

Zacznijmy najpierw od definicji administratora danych osobowych według RODO.

Zgodnie z RODO, administratorem danych jest osoba fizyczna, osoba prawna, organ, jednostka organizacyjna lub inna jednostka, która samodzielnie lub wspólnie z innymi decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. W kontekście outsourcingu usług marketingowych, odpowiedź na to pytanie nie zawsze jest jednoznaczna.

Zatem jak możemy interpretować taką sytuację w outsourcingu

W przypadku outsourcingu usług marketingowych, z reguły firma zlecająca outsourcing (klient) przekazuje dane osobowe swoich klientów firmie zewnętrznej (dostawcy usług marketingowych). Na podstawie powyższych informacji możemy stwierdzić, że klient, który przekazuje dane, najczęściej pozostaje administratorem danych osobowych. To on decyduje o celach przetwarzania tych danych, np. chcąc prowadzić kampanie reklamowe czy analizy rynku.

Dostawca usług marketingowych działa zwykle w roli przetwarzającego dane – jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych na podstawie instrukcji firmy zlecającej outsourcing, czyli klienta.

Jednak istnieją sytuacje, kiedy dostawca usług marketingowych może być współadministratorem danych osobowych. Dzieje się tak, gdy dostawca ma wpływ na decyzje dotyczące celów i środków przetwarzania danych. W takim przypadku obie strony muszą dokładnie określić zakres swoich obowiązków i odpowiedzialności w umowie.

W tym celu przygotowaliśmy wskazówki dla firm korzystających z outsourcingu usług marketingowych

Aby uniknąć nieporozumień i zapewnić zgodność z RODO:

• Jasno określ role: W umowach z dostawcami usług marketingowych jasno określ, kto jest administratorem, a kto przetwarzającym.
• Dokładne instrukcje: Jeśli dostawca usług marketingowych działa jako przetwarzający dane, dostarcz mu dokładne instrukcje dotyczące przetwarzania danych.
• Bądź czujny: Upewnij się, że dostawca usług stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony przekazanych mu danych osobowych.
• Współpracuj: Jeśli działasz jako współadministrator z dostawcą, współpracuj w zakresie wypełniania obowiązków wynikających z RODO.

Podsumowując, kwestia kto jest administratorem danych osobowych w outsourcingu usług marketingowych zależy od konkretnej sytuacji i ustaleń między stronami. Ważne jest, aby firmy były świadome swojej roli i odpowiedzialności, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami RODO.