Praca zdalna a RODO w dobie koronawirusa

Sytuacja, z jaką przyszło nam się zmierzyć w ostatnim czasie, jest dla nas wszystkich zaskakująca. Dopiero po jej wystąpieniu zaczęliśmy na szybko dostosowywać swoje działania, aby jakoś przetrwać z możliwie jak najmniejszymi stratami przez ten okres.

Pandemia koronawirusa dotknęła wszystkich – małe i większe firmy, szkoły, urzędy – wszędzie tam, gdzie są i pracują ludzie, tam konieczne było wymuszenie pewnych zmian w codziennym funkcjonowaniu.

W poprzednim artykule pisaliśmy, jakie podstawowe zasady należy spełnić, aby pracować zdalnie z domu w zgodności z przepisami RODO oraz co powinniśmy robić, aby zminimalizować ewentualne ryzyko naruszenia przetwarzanych przez nas danych w tych niecodziennych warunkach.

Jak szkoły i urzędy powinny bezpiecznie korzystać z nowych technologii?

Dzisiaj się skupimy na tym, jakie rozwiązania związane także z przetwarzaniem danych osobowych stosują podmioty administracji publicznej, czyli m.in. urzędy, jednostki oświatowe, ośrodki pomocy społecznej. PHAROS od lat współpracuje także z takimi podmiotami, jest to dla nas bardzo ważna część biznesu, dlatego również teraz – pomimo ograniczeń w funkcjonowaniu – na bieżąco monitorujemy i wspieramy takie jednostki, jak również śledzimy wytyczne, które pojawiają się, czy to ze strony Urzędu Ochrony danych Osobowych (UODO), czy też poszczególnych resortów.

Jak radzą sobie urzędy i szkoły w czasie pandemii?

W chwili obecnej jednostki administracji publicznej (a więc te wymienione powyżej) komunikują się ze swoimi odbiorcami na odległość, zachęcają do zdalnego załatwiania spraw poprzez kontakt telefoniczny, mailowy oraz dedykowane serwisy internetowe. Poniżej przedstawimy Państwu kilka przykładów takich działań, jak to wygląda w poszczególnych rodzajach podmiotów.

Jeden z Urzędów Miasta, z którym PHAROS na co dzień współpracuje, od dnia 16 marca do odwołania zostaje dla interesantów zamknięty. Burmistrz zwrócił się do mieszkańców z prośbą o załatwianie wszelkich spraw zdalnie, poprzez kontakt telefoniczny, mailowy oraz przez elektroniczne platformy jak www.epuap.gov.pl i portal www.obywatel.gov.pl. Istnieje jednak możliwość bezpośredniego kontaktu z pracownikami Urzędu dla osób mających sprawy niecierpiące zwłoki i szczególnie pilne, ale tylko po uprzednim, telefonicznym umówieniu się z konkretnym pracownikiem (pamiętajmy – pracownicy w większości urzędów pojawiają się tylko na dyżurach w określonych dniach i godzinach). Celem zminimalizowania bezpośredniego kontaktu między interesantem a pracownikiem obok biura podawczego przy głównym wejściu do budynku Urzędu znajduje się urna (oczywiście zapieczętowana w obawie przed ewentualnym nieautoryzowanym dostępem osób nieuprawnionych do znajdujących się danych osobowych), w której można pozostawiać dokumenty urzędowe i wszelkie pisma. Dokumenty wymagające potwierdzenia odbioru będą odsyłane pocztą tradycyjną.

W jednym z Ośrodków Pomocy Społecznej naszego klienta- w trosce o zdrowie mieszkańców, w celu zapobiegania rozprzestrzeniania się epidemii koronawirusa kierownictwo OPS prosi interesantów o ograniczenie osobistego załatwiania spraw administracyjnych. Zachęca osoby do kontaktu telefonicznego lub za pomocą internetu (czyli analogicznie jak w Urzędach), przypomina, że osoby posiadające profil zaufany mogą składać wnioski i załatwiać sprawy drogą elektroniczną, za pomocą platformy E-PUAP. Niektóre wnioski, takie jak o świadczenia wychowawcze, można dodatkowo składać za pomocą portalu www.empatia.mrpips.gov.pl, PUE ZUS oraz bankowości elektronicznej, a także – co dla wielu osób jest niezmiernie istotne – wszystkie świadczenia pieniężne, realizowane przez Ośrodek Pomocy Społecznej przekazywane będą na wskazany rachunek bankowy. Oczywiście także w takim OPS (przynajmniej dotyczy to tych, które obsługuje PHAROS), mimo szczególnej sytuacji zachowane są standardy bezpiecznego przetwarzania danych osobowych.

W jednostkach oświatowych (czyli przede wszystkim szkołach podstawowych i liceach) dyrektorzy i nauczyciele na bieżąco informują rodziców oraz dzieci o bieżącej sytuacji publikując zasady, poradniki jak zachowywać się w bieżącej sytuacji epidemiologicznej, kontaktują się z rodzicami i uczniami poprzez pocztę e-mail i elektroniczne dzienniki lekcyjne. Dyrektorzy na bieżąco koordynują zdalną pracę nauczycieli, opracowują z nimi zasady komunikacji z uczniami, słuchają opinii uczniów i rodziców odnośnie ilości, jak również częstotliwości zadawanych prac, dodatkowo opracowują własne, lub wybierają gotowe rozwiązania zdalnej komunikacji z uczniami, następnie uczą się ich obsługi i je testują. 

Z czym muszą się zmierzyć urzędnicy i nauczyciele?

Jednak przy ogromnym natężeniu pracy zdalnej ze strony szkół pojawiają się także problemy – dla znakomitej ich większości komunikacja i nauczanie zdalne jest nowym doświadczeniem, a jednocześnie bardzo dużym wyzwaniem.

Na tę sytuację wpływają przede wszystkim niewystarczająca infrastruktura informatyczna (tj. sprzęt, oprogramowanie), niewielka wiedza personelu dotycząca nowych technologii, ograniczenia finansowe dotyczące inwestycji w infrastrukturę, brak współpracy i spójności działań.

Poza tym szkoły z tej samej gminy prowadzone przez wspólny organ wprowadzają według własnego uznania rozwiązania techniczne, tworząc swoje indywidualne wytyczne, nie wypracowując wspólnych metod, a co za tym idzie, pozbawiają się korzyści wynikających z doświadczeń z wdrażania i użytkowania nowych sposobów komunikacji. Bywa tak, że w ramach tej samej szkoły poszczególni nauczyciele stosują inne narzędzia i sposoby komunikacji. Uczeń po otrzymaniu od kilku nauczycieli odmiennych wytycznych jest zagubiony w dużej ilości loginów i haseł, a to niestety niesie za sobą bezpośrednie ryzyko naruszenia przetwarzania danych osobowych.

UWAGA! Dbaj o bezpieczeństwo danych. Brak doświadczenia w pracy i nauce zdalnej wykorzystują hakerzy, wypuszczając swoje wirusy w wirtualną rzeczywistość.

Szczególne okoliczności, w jakich się wszyscy znaleźliśmy, nie spowodowały całkowitego paraliżu urzędów, OPS-ów czy – co szczególnie istotne – szkół, jednak obecny sposób funkcjonowania niesie za sobą także dotąd niewystępujące problemy i zagrożenia, z przetwarzaniem danych osobowych włącznie. Konieczne jest dostosowanie połączone z tworzeniem innowacyjnych rozwiązań i procedur, pozwalających funkcjonować bezpiecznie, zgodnie z prawem, a dodatkowo minimalizować ewentualne naruszenia.

Na co szczególnie zwrócić uwagę pracując i ucząc na odległość w urzędach i szkołach?

1. Wybieraj wyłącznie bezpieczne formy komunikacji online – sprawdź regulamin i politykę prywatności dostawcy usług – szczególnie jakie dane będą przetwarzane i przez jaki czas.
2. Sprawdź czy dostawca posiada minimum certyfikat SSL.
3. Stwórz jasne zasady pracy i nauki zdalnej dla urzędników i nauczycieli.
4. Opracuj listę narzędzi, z których mogą korzystać wszyscy urzędnicy/nauczycieli.
5. Podpisz umowy o powierzeniu danych osobowych.
6. Publikuj w sposób jasny i zrozumiały informacje dla interesantów, rodziców i uczniów.
7. Kontaktuj się i aktualizuj informacje.

Przestrzegaj zasad bezpieczeństwa:

• Szyfruj maile.
• Szyfruj adresy email wysyłając wiadomość do wielu.
• Przed otwarciem jakiegokolwiek linku, sprawdź jego źródło.
• Korzystaj z zaszyfrowanych nośników.
• Zabezpieczaj hasła przed dostępem osób nieupoważnionych.

Pobierz tabele bezpieczeństwa dla urzędów i szkół!